Le logiciel de planification de projet : un outil indispensable

Un projet est un ensemble d’actions à entreprendre afin de répondre à un besoin défini dans un délai déterminé. Le projet a donc un début et une fin. S’il est aisé d’identifier et de mobiliser les ressources nécessaires – tant sur le plan financier, technique, mais aussi humain – il n’en demeure pas moins que sa réussite dépend d’une seule et unique chose : l’organisation. Qu’il s’agisse d’administrer des chantiers ou encore de suivre un SAV par exemple, il existe une solution de management efficace : le logiciel spécial de planning projet.   

Les logiciels de planning projet : un certain nombre d’avantages

La réussite d’un projet passe immanquablement par l’organisation de ce dernier. Mais voilà si ce critère est la base, il ne faut pas occulter les aspects liés à la communication et à la collaboration eu sein de l’équipe et envers les partenaires. La réussite passe aussi par une base de travail commune. 

L’utilisation d’un outil de gestion de planning de projet commun permet de rendre accessible à tous l’ensemble du projet et ce, dans le moindre détail. Chaque acteur, chaque collaborateur notamment, via une connexion internet, peut alors avoir accès aux éléments du projet. Où que l’on soit, à n’importe quelle heure de la journée ou de la nuit, les informations sont accessibles et mises à jour de manière automatique. Inutile donc de se déplacer, de planifier des réunions pour faire des points, d’attendre le retour d’un partenaire ou encore de devoir envoyer un mél., tout se passe en ligne ! Parfait, pour avoir cette vision d’ensemble et suivre, mais aussi coordonner chacune des actions en tant que chef de projet.

C’est aussi le moyen par lequel suivre l’avancement des tâches, mais surtout de respecter au mieux les délais définis. Le logiciel de planning de projet permet en effet de faciliter les échanges, de centraliser les informations au même endroit et donc d’impliquer et de motiver tout le monde tout en faisant face aux éventuels impondérables. 

Bref, c’est l’outil d’un travail en équipe performant avec des données sécurisées. À l’heure de la transformation numérique et des changements qui s’opèrent dans le monde du travail, le logiciel de planning de projet est le garant d’un travail optimisé. Il peut d’ailleurs être agrémenté de fonctionnalités ou d’options particulières – tableaux de bord par exemple – des aides supplémentaires à la prise de décision, au pilotage du projet en général. De quoi optimiser encore plus le management de projet, le rendre moins chronophage et surtout maîtriser les coûts. 

Le planning comme outil de projet : une démarche pas-à-pas

Pour réussir un projet dans une contrainte de délai, il faut organiser son travail et gérer ses tâches, son temps de manière optimale. Il convient donc en amont de prendre le temps de réfléchir sur chacune des étapes du projet en entrant dans le détail.

Découpage du projet

Et, pour commencer, il faut déterminer les tâches à accomplir. Pour bien s’organiser, il faut en effet avoir une vue d’ensemble la plus exhaustive possible du travail à accomplir. Rien de tel donc que de lister chacune des tâches. Et, peu importe si dans un premier temps elles sont dans le désordre. L’important est de bien réfléchir à toutes les étapes, les activités nécessaires pour atteindre l’objectif du projet. Ensuite, pour chacune des tâches, il faut y associer un objectif précis et surtout mesurable. Ne pas oublier de préciser aussi les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires, le temps nécessaire pour sa réalisation – en nombre de journées par exemple – mais aussi quand la tâche doit être menée. Pour l’exemple, il sera difficile de poser la baignoire si les tuyaux d’arrivée d’eau ne sont pas en place. 

Hiérarchisation des tâches

Ce travail certes fastidieux permet néanmoins de gagner un temps considérable. En effet, il facilite l’ordonnancement des tâches, étape essentielle dans la gestion de projet. Cela permet alors de trier les tâches en supprimant celles qui sont inutiles, de regrouper celles qui sont redondantes ou qui ont un même objectif, mais aussi de les prioriser. Les tâches qui se font en même temps, celles qui se chevauchent partiellement ou entièrement, celles qui sont urgentes voire qui demandent une attention particulière sont alors clairement identifiée. Bref, cela permet d’élaborer un plan d’action définissant les séquencements ou au contraire, le parallélisme existant et/ou possible entre les tâches identifiées. En marge, c’est un bon moyen de définir les jalons du projet. Autrement dit, les événements clés du projet, les événements qui mettent en avant la progression de ce dernier. Ils indiquent alors la fin d’une phase dans le projet. Ce qui permet de faire un bilan intermédiaire.

Date au plus tôt, date au plus tard 

Le planning permet alors de ranger ses tâches. Un outil pour communiquer, suivre sur l’avancement du projet. En parallèle, si une date de début et de fin est définie à chacune des tâches, le planning permet aussi d’y associer pour chacune d’entre elles une date au plus tôt – début au plus tôt et fin au plus tôt de l’exécution de ladite tâche – mais aussi une date au plus tard – début au plus tard et fin au plus tard de l’exécution de ladite tâche – afin de gérer les éventuels imprévus. Et pour cause, tous les projets connaissent à un moment où un autre des impondérables comme un retard dans la livraison, un accident de travail, une panne électrique ou encore des aléas climatiques notamment. L’identification des risques liés au projet au préalable permet alors d’anticiper et de réagir au plus tôt pour en réduire, voire annihiler leurs conséquences.

La durée totale du projet est donc la succession de tâches que l’on appelle « chemin critique » est continu. Tout retard sur l’une des tâches du chemin critique a alors une incidence sur la durée du projet et par voie de conséquence sur la date de livraison. Il est donc important de prendre le temps de planifier en amont son projet.

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